E-Mail: Probleme

Wenn wir wegen Mailproblemen kontaktiert werden und keine konkrete Fehlermeldung erhalten, verweisen wir in der Regel zuerst auf diese Seite. Hier sind fast alle möglichen Problemfälle aufgelistet bzw. Sie sehen, welche Angaben wir von Ihnen für eine sinnvolle Antwort auf Ihre Frage benötigen.

Die grosse Menge an Informationen ergibt sich leider aus den immer komplexer werdenden Kombinationen der Problemquellen. Das können wir leider nicht ändern.

Sie können mit der Suchfunktion Ihres Browsers (Ctrl+F drücken) diese Seite auch nach Stichworten durchsuchen.

Übersicht der Themen:

Mein Mailpartner meldet, er könne mir nicht mehr mailen / Mails kommen nicht an

Wenn Ihr Mailpartner nach einem Mail an Sie eine Unzustellbarkeitsnachricht erhält, tritt fast immer einer dieser beiden Sachverhalte auf:

  • In den meisten Fällen der Provider Ihres Mailpartners schuld. Da er schlecht zu seiner Infrastruktur schaut, ist sein Server auf einer internationalen schwarzen Liste. Unser Server weigert sich aus Sicherheitsgründen, mit solchen Servern zu kommunizieren.
  • Unser Spamfilter hat das Mail abgelehnt, da er dachte, es sei Spam.

Keine Sorge: Sie selbst können etwas dagegen tun!

Lassen Sie sich zuerst unbedingt die genaue Fehlermeldung von Ihrem Mailpartner senden (notfalls an eine Zweitadresse), denn dort steht oft der Grund für die Störung drin. Ohne diese Meldung können wir Ihnen leider nicht helfen und es hat keinen Sinn, uns zu kontaktieren. Wenn Sie hier aber weiterlesen, können Sie den Fall vermutlich ganz alleine lösen.

Das häufigste Beispiel:

„Error 550 – Not allwed to send mails to mx01.tophost.ch, 130.90.52.1 is on URI blacklist“ oder „SMTP error from remote mail server after end of data: host mx02.tophost.ch [194.150.248.39]: 550 117.66.29.974 is listed on uce-dnsbl1.rbl.spamrl.com. Please organise removal and retry“ oder ähnlich.

  • Das heisst: Der Mailpartner bzw. seine momentane IP-Adresse oder die IP-Adresse seines Providers ist auf einer so genannten Antispam-Blacklist gelandet, da früher über diese IP-Adresse („Anschluss“) Spam versandt wurde. Er muss seinen Provider kontaktieren und ihn bitten, dass er sich um ein De-Listing dieser IP kümmert – wir können hier nichts tun. Ausreden des Providers (wie „veraltete Liste“, „Inhaber der Liste ist nicht kontaktierbar“) sind zu ignorieren, diese Aussagen stimmen nicht. Der Provider hat es versäumt, seine Infrastruktur spamfrei zu halten, also muss er dafür gerade stehen – wir verwenden nur aktuelle, qualitativ hochstehende Filterlisten. In seltenen Fällen kann Ihr Mailpartner auch den Router neu starten und hoffen, dass er eine neue IP bekommt.
  • Als kurzfristige Lösung können Sie den Absender oder seine Domain auch in Ihrem Spamfilter auf die „Sender Whitelist“ („Weisse Liste Absender“) setzen, das geht via ah,ja! ServerControl. Sie finden dazu alles hier. Dann ist der Filter für die eingetragenen Werte inaktiv und alles kommt durch.

Weitere Beispiele:

SMTP error from remote mail server after end of data: host mail.xyz.ch [194.219.257.302]: 557 This email is rejected. It contains keywords rejected by the antispam content filter. / SMTP error from remote mail server after end of data 552 5.2.0 automated process detected unsolicited content Das heisst: Der Mail-Server des Empfängers hat das Mail als Spam eingestuft. Einfachste Lösung: Empfänger über eine alternative Mailadresse zu erreichen versuchen oder den Mailtext anpassen. Lassen Sie z.B. klassische Spammerkmale weg wie „WICHTIG“, „Dringend!!“ und dergleichen.
Error 550 High probability of spam Der Spamfilter hat das Mail verschluckt, da es nach Spam aussah. Setzen Sie am besten die Adresse des Absenders auf die „Weisse Liste Absender“ im Spamfilter, um Meldungen von ihm immer ungefiltert zu bekommen. Sagen Sie dem Absender, er solle klassische Spammerkmale weglassen wie „WICHTIG“, „Dringend!!“ und dergleichen. Manchmal bringt das aber auch nichts. Zerbrechen Sie sich nicht zu lange den Kopf und lösen Sie das Problem mit der „Weissen Liste Absender“. Ohnehin empfehlen wir Ihnen, alle wichtigen Mailpartner auf diese Liste zu setzen und den Spamordner („Quarantäne“) wöchentlich zu checken.
Service unavailable; Client host [46.232.179.135] blocked using dnsbl-1.uceprotect.net; IP 46.232.179.135 is UCEPROTECT-Level 1 listed. Kontaktieren Sie uns bitte in diesem Fall.
550 A URL in this email (domain. com) is listed on https://spamrl.com/. Please resolve and retry (in reply to end of DATA command). Das blockierte E-Mail enthält eine Web-Adresse (URL), die auf einer weltweiten schwarzen Liste virenverseuchter Websites ist. Bitten Sie den Absender, das Mail ohne URLs (Link) zu senden oder bitten Sie ihn, das Mail an eine andere Mailadresse zu senden.
554 Service unavailable; Client host [server1.ahja.ch] blocked using Barracuda Reputation; http://bbl.barracudacentral.com/q.cgi?ip=84.74.73.39 Ein Antispamdienst namens „Barracuda“, den der Empfänger Ihres Mails abonniert hat, blockiert Ihr Mail. Leider nimmt es Barracuda nicht so genau und behauptet, unser Server sei Schuld – dabei handelt es sich um den Server Ihres ADSL- oder Kabelproviders, der geblockt wird und an sich durch die IP-Adresse 84.74.73.39 klar identifiziert wäre. Sie müssten sich also da melden.

Nochmals, da dies die einzige schnelle Lösung ist, die Sie selbst anpacken können: Sie können die Absender-Mailadresse auch in Ihrem Spamfilter auf die „Sender Whitelist“ („Weisse Liste Absender“) setzen; das geht via ah,ja! ServerControl. Sie finden dazu alles hier. Dann ist der Filter für die eingetragenen Adresse inaktiv und alles kommt durch.

Mein Mail funktioniert nicht / ist blockiert

Wenn Sie nicht mehr mailen können (senden und/oder empfangen), ist das Vorgehen  im Folgenden Punkt für Punkt beschrieben.

Prüfen Sie vor einer Anfrage an uns, ob…

  • Sie sich via Webmail ins Mailkonto einloggen können (Wenn nein, ist das Passwort falsch – korrigieren Sie es oder setzen Sie ein neues. Wenn ja, dann haben Sie bei den Einstellungen fürs Mailprogramm etwas falsch eingestellt – korrigieren Sie es; siehe nächster Punkt. Wenn das Webmail oder Ihre Website gar nicht erscheinen: Siehe weiter unten.)
  • auf unserer Statusseite eine Störung / Wartung erwähnt ist.
  • Ihre Website oder das Webmail abrufbar ist. Wenn es „einfach leer dreht“ oder eine Fehlermeldung kommt, senden Sie uns bitte diese Angaben zusammen mit Ihrer IP-Adresse (siehe unten).
  • Ihr Mailkonto überfüllt ist (in Ihrer ServerControl / cPanel). Wenn ja, erweitern Sie via ServerControl / cPanel den Speicherplatz des Kontos.
  • alle (!) Konto-Einstellungen zu 100% korrekt sind (Hier steht, wie die Einstellungen lauten).
  • der Gesamtspeicher Ihres Hostings erschöpft ist (in Ihrer ServerControl). Wenn ja, dann löschen Sie nicht mehr gebrauchte Mails (vor allem solche mit grossen Anhängen) oder sichern Sie sie ausserhalb des Servers. Löschen Sie dann den Papierkorb der Mails. Wenn Sie das nicht wollen, wechseln Sie auf ein besseres ah,ja!-Hosting-Abo mit mehr Speicher, Mail genügt!

Wenn all diese Punkte abgearbeitet sind und keine Lösung in Sicht ist, senden Sie uns an mail@ahja.ch folgende Dinge:

  • die genaue Fehlermeldung,
  • Bildschirmfotos des Fehlers und all Ihrer aktuellen Mailkonto-Einstellungen (für das Senden und Empfangen),
  • Ihre aktuelle IP-Adresse (die Sie z.B. über diesen Link herausfinden) und
  • Ihre Software (Mailprogramm und Betriebssystem mit genauen Versionsnummern).

Mailprobleme sind immer sehr individuell und von den lokalen Gegebenheiten und Ihren Einstellungen abhängig. Das heisst: Ohne die oben erwähnten vier Angaben können wir Ihnen leider nicht helfen.

Besten Dank für Ihr Verständnis, dass wir von Ihnen bei Mailproblemen stets so viel Angaben wie möglich einfordern. Mit einer Meldung im Stile von „Mein Mail geht nicht mehr, bitte schauen Sie einmal“ können wir leider – auch wenn wir gerne wollten – nichts weiter für Sie tun.

Sie erleichtern uns die Hilfe und bekommen schneller eine konkrete Antwort, wenn Sie uns in der ersten Meldung an uns bereits möglichst genaue Angaben machen.

 

Nicht vergessen: Über Webmail können Sie jederzeit Mails senden und empfangen, Sie sind also nicht völlig aufgeschmissen, auch wenn Ihr Mailprogramm (Outlook, Apple Mail. Thunderbird usw.) einmal streiken sollte.

Mails kommen nicht bei mir an

Vor allem die weltweite Spamfilterung führt dazu, dass manchmal ein Mail verschwindet. Auch wenn das niemand gerne hört oder zugibt: Wir haben uns zwar daran gewöhnt, aber E-Mail ist kein 100% sicheres Kontaktmittel.

Schauen Sie zuerst in der Spambox nach. Setzen Sie bekannte Absender auf die Whitelist des Spamfilters.

Wenn Ihr Mailpartner Ihnen eine Fehlermeldung geschickt hat, schauen Sie zudem oben auf der Liste nach, ob der Fehler dort erläutert ist.

Wenn Sie gar keine Mails mehr bekommen, ist in der Regel Ihr Speicherplatz erschöpft. Was heisst das? Sie haben zu viele Mails in ihrem Webmail oder aber generell zu viele Daten auf dem Server. In der ah,ja! ServerControl sehen Sie links aussen, wieviel Speicherplatz Sie verwenden. Den Speicherplatz der einzelnen Mailaccounts sehen Sie unter „E-Mail-Accounts“. Wenn die Menge knapp wird, löschen Sie entweder nicht mehr benötigte Daten, erhöhen den Speicher des Kontos oder upgraden auf den nächsthöheren Account – Mail an ah,ja! genügt.

In seltenen Fällen kann es sich aber auch um eine Fehlkonfiguration des so genannten MX-Eintrages handeln. Beachten Sie bitte (oder sagen Sie dies Ihrem Informatiksupport), dass als MX-Eintrag nicht der ah,ja!-Server eingetragen werden muss, sondern ein anderer Wert, dessen aktuellen Status Sie bei ah,ja! anfragen können.

Meine Mails kommen nicht bei meinen Mailpartnern an

Dies kann sehr viele Gründe haben. Vermutlich ist Ihr Mail versehentlich in der Spambox des Empfängers gelandet – bitten Sie Ihren Mailpartner immer zuerst, seine Spambox zu checken. Wenn er nicht weiss, wie das geht, muss er seinen Provider kontaktieren.

Dass massenhaft Mails von unserem Server bei anderen nicht ankommen, ist praktisch ausgeschlossen. Sobald einer unserer Server auf einer Blacklist steht, erhalten wir eine Nachricht und kümmern uns sofort drum. Das kommt allerdings nur sehr selten vor, und entsprechende Meldungen sind fast immer falsch bzw. basieren auf falschen Annahmen.

Wahrscheinlicher sind die Ausfilterung Ihrer Nachricht beim Spamfilter des Empfängers, eine temporäre Fehlfunktion „irgendwo im Internet“ oder ein falsch konfigurierter Mailserver Ihres Mailpartners.

Die beiden mit Abstand häufigsten Gründe dafür, dass Ihr Mail im Spamfilter des Empfängers hängen geblieben ist:

  • Die IP-Adresse Ihres Internetproviders (Haus- oder Büroanschluss) ist auf einer schwarzen Liste (Blacklist). Die meisten Spamfilter sortieren Mails anhand solcher Listen aus. In diesem Falle müssen Sie zuerst Ihre IP herausfinden, dann schauen, ob diese auf wichtigen Blacklists steht  – und wenn ja, Ihren Internetanbieter kontaktieren und diesen bitten, sich um ein „Delisting“ zu kümmern.
  • Das Mail wurde wegen seines Inhaltes beim Empfänger als Spam eingestuft und aussortiert. Hier kann z.B. helfen, wenn Ihr Mailpartner Ihre Mailadresse auf seine „weisse Liste“ in seinem Spamfilter setzt. Das geht je nach Anbieter anders.

Bei beiden Gründen können wir als Hosting-Anbeieter leider nichts tun. Und leider sind beide Gründe sehr technischer Natur, was bedeutet, dass Laien mit der Lösung rasch überfordert sind; zudem sind Internetprovider oftmals nachlässig bei der Pflege Ihres Netzes. Das ist beides betrüblich, aber nicht zu ändern.

attention-1Allfällige weitere Abklärungen in dieser Hinsicht sind zeitintensiv und müssen von uns leider verrechnet werden. Als ersten Anhaltspunkt müssen Sie uns zuerst die Fehlermeldung senden, die Sie bekommen, wenn Sie jemandem zu mailen versuchen und das Mail zurück kommt.

Weitere Gründe für nicht angekommene Mails sind:

  • Das Mail wurde gar nicht versandt – checken Sie die Maileinstellungen und Ihren Ordner „Gesendete Mails“ bzw. „Postausgang“. Schauen Sie in der ServerControl (cPanel) den Abschnitt „Zustellung nachverfolgen“ an.
  • Das Mail ist „irgendwo unterwegs“ verloren gegangen – ein Mail läuft meist über verschiedene Server von Drittanbietern, über die wir keine Kontrolle haben.
  • Der Server Ihres Mailpartners bzw. dessen Provider ist auf einer internationalen Blacklist, daher verweigert unser Server aus Sicherheitsgründen die Kommunikation mit ihm.

Ein seltener Grund könnte sein:

  • Unser Server ist auf einer „Blacklist“, da ein anderer Kunde zu schwache Passwörter oder schlecht abgesicherte Software installiert hatte und Kriminelle seinen Auftritt gekapert und zum Versand von Spams oder Malware missbraucht haben (das ist der Hauptgrund, warum wir auf sicheren Passwörter und stets aktueller Software beharren). Dies merken wir aber dank eines Warnsystems und ergreifen sofort Massnahmen; dies ist sehr, sehr selten der Grund (alle paar Jahre).

Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, sagt diese nach einigen Zeilen technischem Krimskrams meistens einiges über den Grund der Nichtzustellung.

Falls Ihr Mailpartner, bei dem das Mail nicht angekommen ist, das Mail aus der Spambox gefischt hat, kann man anhand der so genannten „Mailheader“ herausfinden, warum das Mail als Spam eingeordnet wurde. Bitten Sie Ihren Mailpartner also immer darum, die Mailheader des im Spam gelandeten Mails anzuzeigen und Ihnen zu senden. Das geht leider je nach Mailprogramm völlig anders; eine Google-Suche kann helfen.

attention-1Tipp: Suchen Sie in der meist englisch gehaltenen Fehlermeldung oder im Mailheader zuerst nach dem richtigen Abschnitt. Dieser wird oft mit eine Fehlernummer wie 550, 552 oder ähnlich eingeleitet. Anschliessend durchsuchen Sie mit Ctrl+F diese Seite bzw. die folgende Liste nach Stichworten aus der Fehlermeldung, z.B. „policy“ oder „retry timeout“. Anschliessend gelangen Sie (hoffentlich) zur Erklärung in der untenstehenden Tabelle. Wenn Sie gegen Verrechnung weitere Auskünfte möchten, senden Sie uns die Fehlermeldung oder den Mailheader – oder wir durchsuchen gerne die Maillogs für Sie – leider ohne Garantie für einen Erfolg. Wichtig: Ohne weitergehende handfeste Hinweise (Fehlermeldung oder Mailheader) können wir leider nichts machen.

Häufige Beispiele von Mail-Fehlermeldungen und ihre Erklärung:

SMTP error from remote mail server after end of data: host mail.bla.ch [81.211.214.195]: 552 5.2.0 Message content rejected for policy reasons / SMTP error from remote mail server after end of data: host mail.xyz.ch [194.219.257.302]: 557 This email is rejected. It contains keywords rejected by the antispam content filter. / SMTP error from remote mail server after end of data 552 5.2.0 automated process detected unsolicited content / Error 550 High probability of spam / Error  554 5.1.0 Sender denied Der Mail-Server des Empfängers hat im Inhalt des Mails Dinge entdeckt, die ihm nicht passen und das Mail darum zurückgewiesen – leider wird nie gesagt, was genau falsch lief. Kontaktieren Sie bitte dafür nicht uns, sondern den Anbieter der Gegenseite – nur er kann sagen, wo das Problem liegt. Normalerweise handelt es sich um bestimmte Begriffe im Mail, die als Spam eingestuft werden. Das können klassische Spammerkmale wie „DRINGEND“, „Wichtig!!!“ sein oder auch englische Begriffe, die in „einschlägigen“ Mails vorkommen. Einer Kundin wurde sogar einmal ein Mail wegen des Begriffs „Beauties“ geblockt (gemeint waren handgemachte Schmuckstücke). Sie sehen: Mailen ist wegen der Spamfilterung eine tendenziell anfällige Form der Kommunikation geworden.
 
SMTP error from remote mail server after end of data: host mail.xyz.ch [194.219.257.302]: 557 This email is rejected. It contains keywords rejected by the antispam content filter. Der Mail-Server des Empfängers (mit dem Namen mail.xyz.ch und der Rechnernummer 194.219.257.302) hat Ihr Mail als Spam eingestuft. Einfachste Lösung: Versuchen Sie den Empfänger über eine alternative Mailadresse zu erreichen. Vermeiden Sie klassische Wörter, die in Spams vorkommen (z.B. Hinweise auf Medikamente oder Uhrenmarken, Wörter im Titel wie „WICHTIG“ oder „dringend“).
This message was created automatically by mail delivery software. A message that you sent could not be delivered to one or more of its recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:  xy@domain.ch – retry timeout exceeded Hier liegt vermutlich ein Problem bei der Gegenseite vor. „Retry timeout exceeded“ bedeutet, dass mehrere Zustellversuche fehlgeschlagen sind. Oftmals ist es so, dass der Server der Gegenseite auf einer internationalen Block-Liste ist, da er z.B. veraltete Software zulässt, die dann von Cyberkriminellen missbraucht wird. Wenn Sie uns die Fehlermeldung senden, können wir das abklären. Dann liegt es allerdings an der Gegenseite, bei seinem Provider zu verlangen, dass seine Adresse von dieser Blockierliste kommt. Gerade bei Billighostern ist dieses Problem recht häufig.
hans.meier@irgendwas.ch host mx1.beispiel.com [118.999.762.987] SMTP error from remote mail server after RCPT TO: <hans.meier@irgendwas.ch>: 550 relay not permitted! Der Mailserver Ihrer Mailpartnerin oder Ihres Mailpartners ist falsch konfiguriert und kann keine Mails empfangen, Sie können leider nichts tun ausser der Gegenstelle mitteilen, dass das Problem gelöst werden sollte und sie über eine andere Mailadresse zu erreichen. Meistens hängt das Problem damit zusammen, dass der Provider der Gegenstelle externe Spamfilterdienste nutzt und die Konfiguration nicht ganz korrekt ist.
beispiel@abcdef.com host www.abcdef.com [48.373.732.82] SMTP error from remote mail server after RCPT TO: <beispiel@abcdef.com>: 554 Refused. Sending to remote addresses (relaying) is not allowed. Der Mailserver der Person, an die Sie mailen wollen, ist falsch konfiguriert (vermutlich liegt es am Spamfilter). Bitten Sie den Empfänger, den Fehler zu korrigieren.
Service unavailable; Client host [46.232.179.135] blocked using dnsbl-1.uceprotect.net; IP 46.232.179.135 is UCEPROTECT-Level 1 listed. Kontaktieren Sie uns bitte in diesem Fall.
SPF / smtp; 550 199.486.399.541 is not allowed to send mail from beispiel.ch. Please see http://www.openspf.net/Why Die Einstellungen im Mailprogramm bzw. beim Provider des Absenders sind falsch. Bitte Sie den Absender, die Maileinstellungen gemäss den Angaben seines Providers anzupassen oder den Provider zu bitten, die globalen Einstellungen anzupassen. Mehr zum SPF (Sender Policy Framework) hier.
503 Valid RCPT command must precede DATA Die Einstellungen in Ihrem Mailprogramm sind falsch. Bitte schauen Sie hier nach, wie die korrekten Einstellungen lauten und stellen Sie Ihr Mailprogramm um. Wenn es eilt: Benutzen Sie Webmail, um Ihre Nachricht zu senden.
This message was created automatically by mail delivery software. A message that you sent has not yet been delivered to one or more of its recipients after more than 24 hours on the queue on server1.ahja.ch. / The address to which the message has not yet been delivered is: andreas@irgendserver.ch / No action is required on your part. Delivery attempts will continue for some time, and this warning may be repeated at intervals if the message remains undelivered. Eventually the mail delivery software will give up, and when that happens, the message will be returned to you. / Action: delayed / Final-Recipient: rfc822; andreas@irgendserver.ch / Status: 4.0.0 / Return-path: <info@andererserver.ch> Der Mailserver der Person, an die Sie mailen wollen, ist gerade ausgefallen oder temporär nicht erreichbar. Unser Server wird weitere Zustellversuche unternehmen. Sie müssen erst etwas unternehmen, wenn Sie eine definitive Fehlermeldung (delivery: failed) erhalten. Sie können aber versuchen, den Empfänger vorerst über eine andere Adresse zu erreichen oder den Provider Ihres Mailpartners kontaktieren und fragen, weshalb das Mail abgelehnt wurde. Es kann auch sein, dass der Server der Gegenseite auf einer schwarzen Liste „böser“ Server steht und unser Server daher jegliche Kommunikation mit ihm verweigert – das ist häufiger als man denkt und kommt z.B. auch oft bei nachlässigen Schweizer Providern vor.
550 The sending IP (94.1.288.394) is listed on https:// emea01.safelinks. protection.outlook.com as a source of dictionary attacks. (in reply to end of DATA command) Der Rechner oder das Netzwerk, aus dem Sie gerade mailen wollen, wurde von einem Antispamdienst blockiert, da aus diesem Netz Hacking ausgeübt wurde. Suchen Sie in der Fehlermeldung nach der IP-Adresse (im Beispiel die fiktive Adresse 94.1.288.394) und schauen Sie nach, wem diese gehört. Das können Sie hier checken. In der Ergebnisseite finden Sie den Namen des Providers und oft auch eine Kontakt-Mailadresse. Sie müssen sich an diese Stelle wenden für weitere Abklärungen; wir sind hier völlig machtlos.
554 Service unavailable; Client host [server1.ahja.ch] blocked using Barracuda Reputation; http://bbl.barracudacentral.com/q.cgi?ip=84.74.73.539 Ein Antispamdienst namens „Barracuda“, den der Empfänger Ihres Mails abonniert hat, blockiert Ihr Mail. Leider nimmt es Barracuda nicht so genau und behauptet, unser Server sei Schuld – dabei handelt es sich um den Server Ihres ADSL- oder Kabelproviders, der geblockt wird und an sich durch die (hier fiktive) IP-Adresse 84.74.73.539 klar identifiziert wäre. Sie müssten sich also da melden. Suchen Sie in der Fehlermeldung nach der IP-Adresse (im Beispiel eben die fiktive Adresse 84.74.73.539) und schauen Sie nach, wem diese gehört. Das können Sie hier checken. In der Ergebnisseite finden Sie den Namen des Providers und oft auch eine Kontakt-Mailadresse. Sie müssen sich an diese Stelle wenden für weitere Abklärungen; wir sind hier völlig machtlos.
550 Please deliver mail to the address specified in the MX records for this domain Die MX-Einträge sind falsch oder Ihre Domain ist erst seit sehr kurzer Zeit auf unseren Servern. (Generell kann ein „Error 550“ in etwa 60 verschiedenen Fällen entstehen, und in 90% der Fälle liegt das Problem bei der Gegenstelle.)

Weitere Error-Codes und Erklärungen dazu finden Sie auf dieser Seite.

attention-1Wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir detaillierte Abklärungen zu Ihrem konkreten Problem vornehmen (ohne Garantie auf Erfolg) und zum aktuellen Stundensatz verrechnen, senden Sie uns die Fehlermeldung, den Mailheader und so viele Informationen wie möglich zum Fall (mindestens: die vollständige Fehlermeldung inkl. dem sogenannten Mailheader / Mail-Kopfzeilen).

Ein allgemeiner Tipp: Verlangen Sie bei äusserst wichtigen Nachrichten immer eine manuelle Empfangsbestätigung (automatische Lese-Benachrichtigungen sind höchst unsicher).

Was können Sie tun, damit Ihre Mails nicht als Spam herausgefiltert werden?

Diese Tipps stammen nicht von ah,ja!, sondern sind die wichtigsten allgemeingültigen Regeln, die sich in den letzten Jahren durchgesetzt haben.

  • Vermeiden Sie Umlaute und Sonderzeichen im Absendernamen („Käthi Wäger“ muss im Idealfall „Kaethi Waeger“ in den Optionen das Mailprogramms eintippen).
  • Geben Sie allen Mails einen Betreff (ohne Umlaute und Sonderzeichen). Umlaute in Betreff und Absender werden von Filtern eher als Spam eingeordnet.
  • Auch wenn Sie nur ein Attachment mitsenden: Schreiben Sie einen kurzen Text ins Mail. Mails ohne Text werden von Filtern eher als Spam eingeordnet.
  • Vermeiden Sie (besonders im Titel) Zeichenfolgen in Grossbuchstaben oder Aufforderungen mit einem oder vielen Ausrufezeichen wie „WICHTIG!!“ oder „UMGEHENDE Antwort erwünscht“ – dies sind klassische Spam-Merkmale, ebenso wie Hinweise auf Dringlichkeit („Dringend“, „Sofort anschauen“).
  • Mails in „aggressiver Marketingsprache“, insbesondere in Englisch („order now“, „Jetzt absolut neu und in bester Qualität“), werden eher als Spam ausgefiltert. Auch Ausdrücke wie „Beauties“ können schon reichen, da der Begriff je nach Kontext zweideutig sein kann.
  • Vermeiden Sie formatierte Mails (HTML-Codierungen, in den Text eingefügte Bilder) – auch in der Signatur. Stellen Sie in den Optionen des Mailprogramms das Nachrichtenformat auf „Nur Text“; das sieht zwar unattraktiv aus, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit massiv, dass Ihre Mails auch ankommen. HTML-Mails werden von Filtern eher als Spam eingeordnet.
  • Vermeiden Sie Bilder (wie Firmenlogos, Ankündigungen usw.) in Signaturen.
  • Versenden Sie keine Attachments über 1MB, benützen Sie für grosse Dateien spezialisierte Up- und Downloaddienste wie WeTransfer, Dropbox oder laden Sie die Dateien auf Ihr Hosting bei ah,ja! und senden Sie dem Empfänger einen Downloadlink. Beachten Sie, dass gewisse Provider selbst alltägliche Attachments blockieren wie z.B. zip- oder doc-Dateien.
  • Versenden Sie Newsletter und andere Mails an viele Empfänger in Portionen von maximal je 100 Empfängern, verstecken Sie die Adressen im BCC und beachten Sie, dass unsere Server maximal (je nach Abo) 250, 500 oder 1000 versandte Mails pro Stunde akzeptieren. Wenn dieses Limit erreicht ist, werden weitere Mails abgewiesen – Sie erhalten für diese eine Fehlermeldung und müssen die fraglichen Mails nochmals senden.
  • Wenn Sie ganz sicher sind, dass Ihre Maileinstellungen korrekt sind, Sie das Mail abgeschickt haben und es nicht in Ihrem Ausgang festsitzt, bitten Sie den Empfänger, seine Spambox zu checken. Zudem soll er Ihre Mailadresse auf die Whitelist (weisse Liste – Adressen werden nicht gefiltert) in seinem Spamfilter setzen, sofern das möglich ist.

Wer kann helfen, nachzuforschen, warum ein Mailversand nicht geklappt hat?

  • Prüfen Sie in der ServerControl (cPanel) unter „Zustellung nachverfolgen“, ob das Mail sauber versandt wurde.
  • Wenn ah,ja! für Sie Nachforschungen machen soll: Senden Sie uns bitte immer allfällige Fehlermeldungen (inkl. sogenannten Mailheadern bzw. Mail-Kopfzeilen), den genauen Sendezeitpunkt des Mails sowie die Absender- und Empfängermailadresse. Diese Art Support müssen wir leider verrechnen. Vermutlich müssen Sie sich ohnehin an den Empfänger bzw. seinen Provider wenden – oder an Ihren Internetanbieter, wenn dessen IP auf einer schwarzen Liste steht.

Ich kann Mails empfangen, aber nicht senden!

Das deutet mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit auf falsche Maileinstellungen hin. Prüfen Sie zunächst Zeile für Zeile und Zeichen für Zeichen, ob Ihre Einstellungen im Mailaccount genau (!) den vorgeschriebenen entsprechen – vor allem, ob die Authentifizierung aktiv ist.

Checken Sie, ob das Passwort sowohl beim Empfangen als auch beim Senden korrekt erfasst ist (auch für das Senden müssen Sie sich am Server anmelden wie für das Empfangen von Mails).

Es kann durchaus sein, dass das Mailen jahrelang problemlos lief und dann plötzlich nicht mehr – das hören wir oft. (Die Problematik ist, dass viele Mailprogramme bei der Einrichtung der Konten Standardwerte vorschlagen, die nicht unseren Vorgaben entsprechen. Oft funktioniert das zunächst, aber bei einem Serverwechsel oder einer Softwareanpassung oder einem Wechsel bei Ihrem DSL-Anbieter läuft es plötzlich nicht mehr. Mit unseren Vorgaben ist zudem sichergestellt, dass Ihre Passwörter verschlüsselt übertragen werden, das das Hacking massiv erschwert.)

Bitte denken Sie auch daran: Ein falsches Passwort (z.B. beim Senden) kann zudem dazu führen, dass der Server Sie für 15 Minuten aussperrt. Dann kommen Sie gar nicht mehr auf den Server. Nach 15 Minuten gibt der Server Sie wieder frei. Sobald aber wieder Fehllogins stattfinden (wenn das Programm wieder versucht, mit einem falsch hinterlegten Passwort Mails zu senden oder zu empfangen), greift die Sperre für weitere 15 Minuten. Mehr zu diesem Phänomen finden Sie hier.

Wenn es nicht geht, lassen Sie die Mail-Einstellungen allenfalls auch noch von einer Person prüfen, die eher überdurchschnittliche Informatikkenntnisse besitzt und die sich mit Begriffen wie IMAP und SMTP auskennt.

Mit den genannten Massnahmen haben sich Mailprobleme bisher immer zu 100% lösen lassen. Bei 100% der Anfragen – kein Scherz! – sind vergessene Punkte, verwechselte Felder, veraltete Einstellungen und Ähnliches das Problem.

Wenn alles nichts bringt, senden Sie uns per Mail die genauen (vollständigen) Fehlermeldungen, die Sie bekommen, und Screenshots (Bildschirmfotos) Ihrer Maileinstellungen vom System, auf dem es nicht geht. Zudem benötigen wir die Passwörter aller betroffenen Konten.

Ich bekomme viele unerwünschte Mails

Als Faustregel gilt: Mit rund 2-3 Spams pro Tag müssen Sie leben. Eine strengere Filterung würde dazu führen, dass mehr erwünschte Mails im Filter hängen bleiben. Meist sind es aber sehr viel weniger. Ich selbst bekomme etwa 10 Spams pro Woche.

Wenn Sie über einen längeren Zeitraum mehr als 6 unerwünschte Mails täglich bekommen, melden Sie sich bei uns. Es kann sein, dass eine Fehlkonfiguration vorliegt.

Sie können unerwünschte Absender auch auf die Blacklist des Spamfilters setzen. Es ist aber meistens sinnlos, eine bestimmte Absenderadresse zu blockieren, da Spammer ständig unter neuen Adressen agieren.

Mail-Probleme, die beim Wechsel zu ah,ja! auftreten können

Wenn Sie Ihre Domain bei ah,ja! zum Hosting angemeldet, aber bei Ihrem Registrar noch nicht unsere Nameserver eingetragen haben, stellen sich zwei Probleme.

1. Mailen von und an Acconts auf unserem Server

Von Mailaccounts, die ebenfalls bei uns gehostet sind, an Mailaccounts, die auf Ihre neue Domain lauten, können keine Mails versandt werden, bis die Domain bei ah,ja! aktiv geschaltet ist (d.h. die ah,ja!-Nameserver bei Ihrem Registrar eingetragen sind – wie das geht, steht im Begrüssungsmail, das Sie zu Beginn erhalten haben). Dies hat technische Gründe: Der Server prüft, ob eine Domain oder Mailadresse lokal (auf dem eigenen Server) vorhanden ist – falls ja, wird das Mail ohne Umweg – das heisst, auf dem gleichen Server – zugestellt.

Das heisst: Falls Sie (vor der Umstellung der Nameserver bei Ihrem Registrar) von einem unserer Kunden ein Mail an eine auf unserem Server bereits eingerichtete Mailadresse bekommen, erhalten Sie diese erst, wenn Sie die Nameserver auf ah,ja! umgeschaltet haben. Haben Sie diese Adresse bei uns noch gar nicht erfasst, erhält der Kunde eine Fehlermeldung.

2. Einrichtung von Mailadressen

Beim Mailen gibts diverse Fehlermeldungen. Sie können zudem die Registrierung einer neuen Mailadresse in OXmail erst einige Stunden vornehmen, nachdem unsere Nameserver eingetragen wurden.

Fazit: Schalten Sie Ihre Domain also so bald wie möglich um, d.h. tragen Sie bei Ihrem Domainverwalter (Registrar) die ah,ja!-Nameserver ein.

Probleme beim Einrichten der ersten Mailadresse eines Hostings

Bis der Mailaccount oder die Weiterleitung fehlerfrei laufen, kann es einige Stunden dauern. Zu Beginn kann es sein, dass die Fehlermeldung „550 Please deliver mail to the address specified in the MX records for this domain“ zurückkommt. Spätestens nach 24 Stunden sollte dies nicht mehr vorkommen. Diese Fehlermeldung betrifft insbesondere ganz frisch aufgeschaltete Domains sowie solche, auf denen bisher keine Mailadresse definiert war.

Bedenken Sie aber, dass Mailkonten bei frisch auf unsere Server umgeschalteten Domains im Extremfall erst bis zu vier Tage nach der Umschaltung korrekt funktionieren. Dagegen kann man leider nichts machen, das liegt am Aufbau des Internets.

Ich erhalte ständig Warnungen betreffend eines Zertifikates – was soll das?

Kurzfassung: Dieses Phänomen tritt nur auf, wenn Sie falsche / veraltete Maileinstellungen verwenden. Stellen Sie Ihre Mailprogramme gemäss diesem PDF ein (600 KB).

Auch wenn es lange funktioniert hat, kann es sein, dass es plötzlich nicht mehr geht und Sie etwas umstellen müssen. Wir haben erstmals im Juni 2014 und seither immer wieder in unseren Newslettern auf diese zwingende Umstellung Ihrer Mailprogramme hingewiesen.

Ausführliche Fassung:

Wenn Sie eine Fehlermeldung bekommen (Zertifikat kann nicht überprüft werden usw.), haben Sie falsche Mail-Konto-Einstellungen und müssen diese anpassen. Inbesondere sind folgende Serverangaben falsch: mail.ihredomain.ch, smtp.ihredomain.ch, imap.ihredomain.ch, pop.ihredomain.ch, eine IP-Adresse, ihredomain.ch usw.

Richtig sind einzig die Angaben server1.ahja.ch, server2.ahja.ch und server3.ahja.ch – je nach dem, auf welchem Server Sie sind. Das betrifft das Senden und Empfangen. Alles dazu sehen Sie in diesem PDF.

Das Webmail läuft übrigens immer problemlos; das Zertifikatsproblem betrifft nur den Abruf via Mailprogramme. Wenn das Mailen via Mailprogramm einmal nicht klappt, empfehlen wir, temporär auf Webmail zu wechseln, damit Sie Ihre Mails lesen und senden können. Das klappt auf allen Geräten: Computern, Tablets und Smartphones.

Die veralteten Mailangaben gelten schon seit 2014 nicht mehr (vgl. unsere Newsletter dazu). Sie liefen zwar meistens noch, aber wenn Sie diese nicht korrigieren, werden Sie alle drei Monate Fehlermeldungen angezeigt bekommen. Es lohnt sich also, die Einstellungen spätestens jetzt anzupassen.

Wieso passiert das, es lief doch immer?

Wir können leider nicht hellsehen… es gibt zig Mailprogramme auf zig Betriebssystemen mit zig Ausnahmen und Sonderkonfigurationen. Da muss man fast davon ausgehen, dass nicht überall alles auf Anhieb klappen kann.

Alternative für versierte User

Sie können weiterhin mail.ihredomain.ch verwenden, wenn Sie ein Let’sEncrypt-SSL-Zertifikat für Ihre Domain inkl. Mailzertifikat installieren. Das kostet nichts uns ist mit wenigen Mausklicks via ServerControl (cPanel) erledigt. Auf der letzten Seite dieses PDF-Dokumentes stehen die nötigen Infos dazu. Mehr zur Installation von Let’sEncrypt-Zertifikaten finden Sie hier.

Was bedeuten die Fehler 503 und 550 beim Mailen?

Der Fehler „503 Valid RCPT command must precede DATA“ deutet auf eine Fehleinstellung in Ihrem Mailprogramm hin. Sie müssen Ihren Mailclient so einrichten, dass beim Postausgangsserver (SMTP) der Haken bei „Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden“ gesetzt ist oder „SMTP-Server erfordert Authentifizierung“ aktiviert ist (oder ähnlich – je nach Programm anders).

Bis der Mailaccount fehlerfrei aktiv ist, kann es einige Stunden dauern. Zu Beginn kann es sein, dass die Fehlermeldung „550 Please deliver mail to the address specified in the MX records for this domain“ zurückkommt. Spätestens nach 72 Stunden sollte dies nicht mehr vorkommen. Besteht das Problem weiterhin, melden Sie sich bitte bei uns.

Wie kann ich mein Mailpasswort ändern?

Diese Angaben finden Sie auf der Seite „E-Mail > Allgemeines und Einrichtung“.

Hilfe, mein Mailkonto wurde gehackt! Wie kann das passieren? Was kann ich tun, um das zu verhindern?

Mailkonten sind leider immer noch die Achillesferse eines Servers. Es ist eine der letzten Bastionen, bei der es weitgehend auf der Seite der Kundinnen und Kunden liegt, ob sie sich im Internet adäquat verhalten. Und wenn nicht, eben gehackt werden.

Das ist nicht böse gemeint – wir wissen, dass nicht alle Computerprofis sein können.

Dennoch ist es leider so, dass Mailhacks nur durch unsachgemässes Verhalten der Mailkonto-Benutzenden möglich sind. Vermutlich ist Ihnen aber vieles nicht bewusst, das gefährlich ist. Darum hier zunächst einige Tipps, was Sie tun und unterlassen sollten, um Ihr Mailkonto sicher zu halten:

  • Mailen Sie unterwegs oder in den Ferien nie über öffentliche WLANs (Hotel, Restaurants usw.), auch wenn das verlockend ist. Benutzen Sie wenn immer möglich das Mobilfunknetz. Das gilt auch für andere Logins, z.B. für Ihre Website.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mailkonto-Optionen auf allen Geräten (vor allem tragbaren) SSL/TLS aktiviert haben und den offiziellen Einstellungen entsprechen.
  • Halten Sie Ihren Rechner zu 100% aktuell und virenfrei. Benutzen Sie keine veralteten Systeme wie Windows XP – das ist grobfahrlässig!
  • Klicken Sie niemals auf Links in Mails, bei denen Sie nicht 100% sicher sind, dass alles OK ist. Öffnen Sie niemals verdächtige Mailanhänge. Beides gilt auch dann, wenn Sie das Mail von einer Ihnen bekannten Person bekommen haben – ihr Rechner könnte verseucht sein und Ihnen Viren zusenden. Das kommt oft vor.
  • Benutzen Sie sichere Passwörter und ändern Sie diese oft. Verwenden Sie Ihr Mailpasswort nicht für andere Dienste.

Wenn ein Konto gehackt wurde, werden wir es sofort sperren, d.h. das Passwort ändern. Zudem versuchen wir Sie über eine altenative Mailadresse oder per SMS zu erreichen. Wenn das nicht möglich ist, rechnen wir damit, dass Sie sich bei uns melden, da Sie nicht mehr in Ihr Konto kommen.

Sie müssen danach dafür sorgen, dass Sie die Quelle der Infektion ausfindig machen, beseitigen und (erst dann!) Ihr Mailpasswort ändern (wie geht das?) – aber keinesfalls in das vorherige, denn dann geht das Hacking sofort wieder los.

Nun einige Hinweise zum Ausfindigmachen des Hacking-Grundes. Ein Mail-Hack kann leider nur durch unsachgemässes Verhalten bei der jeweiligen Kundin bzw. dem Kunden auftreten. Gründe für einen Mailhack sind:

  • Sie haben mit falschen / veralteten Maileinstellungen über ein offenes WLAN gemailt (z.B. im Hotel, an Bahnhöfen usw.). Hacker können dort Passwörter problemlos abgreifen und danach Ihre Mailadresse für Spam-Massenversände missbrauchen.
  • Sie haben einen Virus / Trojaner auf einem oder mehreren Ihrer Computer oder Handys / Tablets.
  • Sie haben kürzlich auf einen Link oder einen Mail-Anhang unbekannter Herkunft geklickt und sich dadurch infiziert.
  • Sie verwenden einen zu schwachen oder veralteten Virenschutz.
  • Sie haben Ihre Mails auf einem verseuchten Computer gecheckt (via Webmail oder auf einem Mailprogramm
  • Sie sind auf ein Phisingmail (Betrugsmail) reingefallen, das Sie aufforderte, Ihre Daten einzugeben – und haben dadurch Ihre Daten fälschlicherweise den Hackern preisgegeben.

Diese Probleme können Tage, Wochen oder gar Jahre her sein. Das Mailpasswort wurde dann an den Hacker übermittelt, der dann unter Ihrer Adresse Massenmails versendet (Spam). Sie werden vermutlich zudem sehr viele Unzustellbarkeitsmeldungen erhalten. Das ist nicht zu verhindern. Löschen Sie diese.

Für die Analyse und Beseitigung des Problems sind Sie selbst oder eine von Ihnen beauftragte IT-versierte Person zuständig. Wir können Ihnen dabei nicht oder nur sehr beschränkt helfen, da es Ihre Infrastruktur betrifft. Die Arbeiten umfassen sicher die Prüfung Ihrer Rechner auf Schadsoftware, aber auch das Setzen korrekter Maileinstellungen usw.

Da die nötigen Schritte unsererseits aufwändig sind und Mailhacks zudem die Reputation unseres Servers schädigen (was für alle Kunden ein Problem werden kann), verrechnen wir bei jeden Mailhack eine Aufwandsentschädigung.

Was wollen Hacker eigentlich? Es geht um Geld. Was es damit auf sich hat, lesen Sie hier.

Alles lief bestens, nach einer Umstellung im Mailprogramm plötzlich nicht mehr, wieso?

Wir hören immer wieder davon, dass vor allem Outlook und Apple Mail sehr widerspenstig sein können, wenn Sie nachträglich z.B. die Server oder das Passwort anpassen. Dagegen können wir leider nichts tun. Auch wenn die genannten Programme beliebt sind: Wir raten von deren Verwendung ab, da sie für über 90% aller Supportanfragen verantwortlich sind und kaum vernünftig lösbare Probleme verursachen. Selbst IT-Fachleute verzweifeln an diesen Programmen schier. Dabei sollte die nachträgliche Anpassung eines Kontos eigentlich etwas völlig Normales sein.

Oft hilft nur noch, das Konto / Profil komplett zu löschen, den Rechner neu zu starten und alles von vorne zu machen. Damit Ihre Mails / Odner nicht verloren gehen, ist eine vorherige Kopie aller Inhalte in ein zweites IMAP-Konto (z.B. test@ihredomain.ch) nötig. Später können Sie dann aus diesem Konto alles wieder ins neu erstellte Konto kopieren.

Bei diesen Vorgängen kann etliches schief gehen, z.B. wird Ihre IP-Adresse bald einmal vom Server geblockt (siehe hier), wenn Sie im System irgendwo das alte Passwort hinterlegt haben und das Mailprogramm sich unablässig mit dem folglich falschen Passwort einloggt.

Manchmal kann es daher sinnvoll sein, den Rechner vorübergehend vom Internet zu trennen (WLAN beenden / Netzwerkkabel ausziehen), das neue Passwort einzugeben und erst dann wieder online zu gehen. Teils kommen Sie nicht einmal mehr auf unsere Hilfe-Seiten, da Sie der ganze Server geblockt hat – erst nach 15 Minuten wieder.

Ebenso kann es sein, dass in Ihrem Netz andere Geräte (Handys, Tablets, Computer von Familienmitgliedern usw.) aktiv sind, die sich ständig im Hintergrund mit dem falschen Passwort einloggen und Ihre Bemühungen zunichte machen – denn auch das führt zu einer Sperrung Ihres Anschlusses für 15 Minuten. Schalten Sie bei diesen Geräten den Internetzugang aus (Flugmodus oder ganz ausschalten).

Wie die Erfahrung der letzten Jahren zeigte, vertippen sich viele Leute beim Eingeben des Passwortes oder der Mailadresse. Das ist zwar menschlich, macht aber die Lösung natürlich nicht einfacher, da dies wiederum eine Blockade von allem auslösen kann. Das Wichtigste ist es daher, geduldig zu sein, sich Zeit zu nehmen, auf jedes Zeichen zu achten und sehr präzise zu arbeiten – und jeden Schritt mit unseren Angaben und Anleitungen abzugleichen. Dafür machen wir sie 🙂

Wir helfen Ihnen, wenn wir gerade Zeit haben, aber unser Wissen über Mailprogramme ist begrenzt, und jedes System hat seine Spezialitäten. Für Support vor Ort sind primär Sie selbst oder eine von Ihnen beaftragte IT-versierte Person zuständig; wie sind „die Post“, für „Ihren Briefkasten“ müssen Sie zunächst einmal selbst besorgt sein. Sie finden alle nötigen Daten und Anweisungen für die Einrichtung des Mailkontos auf dieser Seite. Auch wenn Sie kein IT-Profi sind: nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, dort ist alles beschrieben. Sollte der Zugang dorthin gerade blockiert sein, versuchen Sie es über ein anderes Gerät, das z.B. übers Mobilfunknetz (=andere IP-Adresse als Ihre wohl gesperrte IP-Adresse) auf unsere Seite zugreift.

Aber Fragen ist wie immer möglich, wir können aber leider nicht garantieren, für solche Aufgaben immer verfügbar zu sein. Als Mailprogramm empfehlen wir primär unser Webmail: Es ist auf allen modernen Systemen lauffähig und Sie haben daheim und unterwegs immer den neusten Stand dabei. Wenn Sie ein „konventionelles“ Mailprogramm wollen, wählen Sie Mozilla Thunderbird.

Es sind Mails verschwunden! Wo sind die plötzlich hin?

Ein Mailserver löscht keine einzelnen Mails von sich aus; das ist technisch völlig ausgeschlossen. Wenn schon, wäre alles weg.

Es ergibt also leider keinen Sinn, Ihren Webhoster zu fragen, wenn einzelne Mails „einfach so weg“ sind. Es gibt viel zu viele verschiedene Mailprogramme und Anwendungsfälle, um hier sinnvoll helfen zu können.

Wir können leider nur sagen: Am Server liegt es nicht.

Ein Mailserver macht immer genau das, „was man ihm sagt“. Wenn er ein Signal erhält, ein Mail zu löschen oder zu verschieben – ob beabsichtigt oder nicht -, dann tut er das „gnadenlos“. Dummerweise können aber natürlich auch Ihnen vielleicht nicht bekannte Effekte (z.B. bestimmte Einstellungen in Mailprogrammen) dazu führen, dass einzelne oder mehrere Mails gelöscht werden und es Ihnen so vorkommt, wie wenn diese urplötzlich ohne Ihr Zutun verschwunden sind. Ein bekanntes Beispiel ist die Verwendung von POP mit der Option „Mails für X Tage auf dem Server belassen“. Mehr dazu auf dieser Seite.

Weitere Gründe für „verschwundene“ Mails können sein:

  • Der häufigste Fall: Eine unbeabsichtigt ausgeführte Bewegung mit Maus oder Tastatur hat die Mails gelöscht oder nur in einen anderen Ordner verschoben. Gerade auf Touchpads ohne separate Knöpfe passiert das schnell einmal.
  • Sie haben eines Ihrer Mailprogramme versehentlich so eingestellt, dass es Mails mit bestimmten Parametern (oder alle) nach einer bestimmten Zeit löscht.
  • Allenfalls hat eines Ihrer Programme die Standardeinstellung, Mails nach Ablauf einer definierten Zeitdauer zu archivieren.
  • Falls Sie jemand fragt „ja aber hast du denn mein Mail nicht bekommen?!“ – dann suchen Sie das Mail zuerst im Spam-Ordner. Diesen finden Sie nicht im Webmail oder Mailprogramm, sondern via Spamfilter. Es ist ohnehin ratsam, 1-2mal pro Monat den Spamordner nach fälschlicherweise dort abgelegten Mails zu durchforsten.

Wie kann man „verschwundene“ Mails wieder finden?

  • Die Suchfunktion Ihres Mailprogrammes kann helfen. Suchen Sie nach Mailadressen, Namen oder Betreffen. (Achtung, manchmal müssen Sie in den Optionen sicherstellen, dass wirklich ALLE Ordner durchforstet werden.)
  • Suchen Sie in Ordnern wie „Gelöscht“, „Trash“, „Archiv“ usw. nach den Mails.
  • Wenn Sie auf mehreren Geräten Mails abrufen und senden: Suchen Sie auf allen Geräten in allen Ordnern.
  • Im Notfall können Sie einzelne Mails aus dem Backup fischen (eine eher komplexe Sache) oder Mailboxen als Zweitmailbox wiederherstellen (kostenpflichtig, wenn Sie dies nicht via ServerControl / cPanel selbst erledigen).

Plötzlich sind gesendete Mails verschwunden, und gelesene Mails werden als ungelesen markiert – woher kommt das?

Solche Probleme sind ohne Kenntnisse der genauen IT- und Mailprogramm-Einstellungen beim Kunden oder der Kundin kaum lösbar. Unser Server – unser einziger direkter Einflussbereich – ist an sich nichts anderes als ein riesiger Durchlauferhitzer, der Mails von X empfängt und in eine Mailbox Y ablegt. Was nach dem Abruf mit den Mails passiert, ist für uns „ein schwarzes Loch“, das heisst „nicht einsehbar oder nachvollziehbar“ – da gibt es fast so viele Problemquellen und Sub-Problemquellen wie Mailkonten mal Abrufgeräte (also Tausende).

Das betrifft auch die Ablage gesendeter Mails. Gewisse Programme legen Sie am Ort A ab, andere am Ort B, wieder andere gar nicht – ausser man stellt es überall manuell genau so ein, wie man will. Dies bedingt in der Regel leicht überdurchschnittliche IT-Kenntnisse.

Dass der Server von sich aus Mails eines einzelnen Kunden als ungelesen markiert, einzelne Mails löscht usw. ist technisch gesehen unmöglich; hier ist stets eine – beabsichtigte oder unbeabsichtigte – Tätigkeit eines Users oder Einstellung eines Programms dahinter, die sich in irgend einer Weise auswirkt.

Wir können daher leider nur allgemeine Tipps geben:

  • Jedes Mailprogramm, auf dem Sie ein Konto abrufen, sollte auf IMAP eingestellt sein, keines darf auf POP stehen – siehe dazu auch hier oder hier.
  • In jedem Mailprogramm auf jedem Gerät sollten die selben Ordner eingetragen sein für was mit einem Mail passieren soll, wenn es gesendet oder abgelegt wird (im Idealfall: in Ordnern auf dem Server). Jedes Mailprogramm erlaubt diese Einstellungen. Einige legen gesendete Mails zB lokal ab (nur auf dem jeweiligen Gerät) – dann erscheinen Sie im Webmail oder auf einem anderen Gerät natürlich nicht bei den gesendeten Mails. Und um es kompliziert zu machen – fast jedes Mailprogramm legt eigene Ordner auf dem Server an. Darum findet man im Webmail oft „Gesendete Objekte“, „Sent“, „Gesendet“, „sent-mail“ usw. parallel. Das ist nur zu umgehen, indem man jedes Mailprogramm minutiös nach genau seinen Wünschen konfiguriert. Lesen Sie dazu auch diesen Artikel.
  • Auch wenn einmal überall alles nach Wunsch definiert war: Die Erfahrung zeigt, dass viele Mailprogramme (zB Thunderbird, das wir an sich sehr mögen) dazu tendieren, von sich aus – z.B. bei einem Update – die getätigten Einstellungen zu ändern. Hier hilft nur, es regelmässig zu kontrollieren und anzupassen.
  • Gerade bei geteilten Mailkonten (zB info@-Adressen, die an verschiedenen Stellen gelesen werden) treten seltsame Phänomene gehäuft auf, da jedes Mailprogramm bestimmte Eigenheiten hat und man z.B. bei 4 Personen, die auf eine Box zugreifen, selten die genaue Kontrolle hat, welches Mailprogramm oder welcher „Bediener“ des Programms wann was klickt oder macht.

Für den möglichst reibungslosen Betrieb können wir leider nur empfehlen, überall ausschliesslich unser offizielles Webmail zu verwenden. Sobald eigene Mailprogramme im Spiel sind, sind unsere Eingriffs- und Untersuchungsmöglichkeiten begrenzt bzw. wir können gar nichts tun – ausser wir haben die Möglichkeit, jedes einzelne Gerät, auf dem ein Konto abgerufen wird, persönlich einzusehen.

Das ist in der Praxis eher selten umsetzbar, da die Fülle von dezentral vorhandenen Tablets, Smartphones, Laptops, benutzten öffentlichen Rechnern usw. heute kaum mehr überschaubar ist, aber jedes Login auf jedem Gerät unbeabsichtigte Folgen haben kann.

Was heisst die Meldung „Mailbox Quota Exceeded“?

Die Mailbox des Empfängers ist voll. Bitten Sie den Empfänger, Mails zu löschen oder – wenn es sich um ein Konto auf Ihrem Hosting handelt – erhöhen Sie die Kapazität der Mailbox und leeren Sie das Konto. Wie das geht, steht hier.

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