E-Mail: Allgemeines und Einrichtung

Inhaltsübesicht

Maileinstellungen in Kürze (IMAP, POP, SMTP)

Stellen Sie in Ihrem Mailprogramm folgendes ein:

  • Server für eingehende Mails (wahlweise IMAP oder POP) sowie Server für ausgehende Mails (SMTP): server1.ahja.ch ODER server2.ahja.ch ODER server3.ahja.ch*
  • Benutzername: Entspricht der vollständigen Mailadresse, z.B. info@domain.ch
  • Passwort: Haben Sie selbst gesetzt oder von uns bekommen.

* Je nach dem, auf welchem Server Sie sind, gilt das eine oder andere. Sie finden diese Angabe in unserem Begrüssungsmail – oder indem Sie Ihre Nameserver nachschauen. Geben Sie hier Ihren Domainnamen ein, zuunterst sehen Sie die Nameserver.

  • ns1.ahja.ch / ns2.ahja.ch bedeutet server1.ahja.ch
  • ns3.ahja.ch / ns4.ahja.ch bedeutet server2.ahja.ch
  • ns5.ahja.ch / ns6.ahja.ch bedeutet server3.ahja.ch

hilfe-nameserver

Weitere Hinweise:

  • Aktivieren Sie unbedingt SSL/TLS mit den entsprechenden Ports (Port 993 für IMAP, Port 465 für SMTP und Port 995 für POP).
  • Beim SMTP-Server muss die Authentifizierung (Passwortabfrage) aktiv sein (mit den gleichen Angaben wie für den Abruf)

Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie in der ServerControl selbst ein neues für jeden Mailaccount Ihres Hostings setzen. Der Zugang zur ServerControl steht im Begrüssungsmail. Wenn Sie dieses verloren haben, melden Sie sich bei uns.

ah,ja! kann Ihnen keine Mailpasswörter mitteilen; wir kennen diese nicht. Wir können Ihnen bei Bedarf aber ein neues Passwort setzen, falls Sie selbst keinen Zugang zur ServerControl haben. Dort können Sie das Mailpasswort jederzeit selbst neu setzen.

Neue Mailadressen oder Weiterleitungen einrichten

Loggen Sie sich in die ServerControl ein (was ist das und wie geht das?).

Hier können Sie alle Mailfunktionen Ihrer Domain bedienen:

Beachten Sie zunächst, dass unterschieden wird zwischen E-Mail-Konten (Accounts) und Weiterleitungen (Forwarders).

  • E-Mail-Konten (auch Accounts genannt): Mailadressen im Stile von name@ihredomain.ch mit passwortgeschütztem Abruf der E-Mails (in ein Programm wie Thunderbird oder Outlook oder via Webmail). Der Spamfilter fängt unerwünschte Mails ab.
  • Weiterleitungen (auch «Forwarder» oder «Redirects» genannt): E-Mail-Weiterleitungen, die zwar gleich aussehen (im Stile von name@ihredomain.ch), aber «nur» weitergeleitet werden, z.B. an Ihre Hauptadresse. Beispiel: Sie haben vier Domains, möchten nur immer ein Mailkonto checken, aber für jede Domain eine Adresse anlegen – erstellen Sie sodann einfach auf der Hauptdomain ein Konto und auf den anderen drei Domains beliebige Weiterleitungen auf das Konto der Hauptdomain, das Sie dann abrufen. Für einen reinen Forwarder müssen Sie kein separates E-Mail-Konto erstellen, der Forwarder alleine genügt!
  • Wichtig in diesem Zusammenhang: Es ist nicht sinnvoll, ein Konto UND eine Weiterleitung zu erstellen, denn so füllt sich Ihr Konto zusehends – und wenn der Speicherplatz voll ist, geht gar nichts mehr. Ausnahme: Sie wollen dies explizit so (z.B. Abruf über das Konto, aber gleichzeitig Weiterleitung an eine Drittperson) und sind dafür besorgt, dass das Konto regelmässig geleert wird.

Nun aber schön der Reihe nach.

Ein neues Mailkonto erstellen und verwalten

Unter «Konten» können Sie natürlich E-Mail-Konten erstellen und verwalten. Wie geht das?

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Klicken Sie zuerst auf «E-Mail-Konten», Sie sehen dann die Übersicht aller bestehenden Konten und können diese mittels «Verwalten» administrieren, dazu aber später. Nun wollen wir zuerst ein Konto erstellen. Klicken Sie dazu auf den mit dem Pfeil markierten blauen Button «Erstellen»:

Nachdem Sie diesen Button angeklickt haben, erscheint dieses Fenster – leider sind hier einige Teile in Englisch:

Wählen Sie zuoberst die Domain aus, zu der Sie eine Mailadresse erstellen wollen (wenn Sie nur einen Domainnamen haben, müssen Sie nichts tun; wenn Sie mehrere Domains besitzen – so genannte geparkte Domains oder Pointer – oder Subdomains wie bilder.ihredomain.ch -, haben Sie die Möglichkeit, Mailadressen zu erstellen, die auf andere Namen enden als Ihre Hauptdomain).

Klicken Sie auf «Optional Settings», um alle Optionen anzuzeigen.

Anschliessend gehen wir den Zahlen nach:

  1. Benutzername: Geben Sie hier den Teil vor dem @ ein, zum Beispiel vorname.name oder info.
  2. Geben Sie das Passwort zur neuen Mailadresse ein. Wählen Sie sichere Kennwörter (keine Begriffe aus existierenden Sprachen, sondern willkürliche, «seltsame» Kombinationen aus Gross- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Sonderzeichen wie 9=Uh*s(Q3V-2. Tipps für gute Passwörter finden Sie hier. Beachten Sie aber, dass Sie keine Umlaute / Accents (öüäèéà) verwenden. Das System wird nur sichere Passwörter akzeptieren und ansonsten eine Warnung anzeigen. Sie können auch den Passwortgenerator benützen – das System wählt Ihnen dann ein sicheres Kennwort aus. Klicken Sie auf «Erzeugen» rechts neben dem Kennwortfeld. Wenn Sie auf das Dropdown-Dreieck ganz rechts anklicken, erscheint ein Fenster, wo Sie die Kennwortlänge (wir empfehlen mindestens 10 Zeichen) wählen können sowie die Art der verwendeten Zeichen (wir empfehlen alle: Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole).
  3. Bei «Storage Space» können Sie dem Mailaccount eine Maximalgrösse geben, in Megabytes (MB) oder Gigabytes (GB). Wenn dieser Wert erreicht ist (das heisst Mails in diesem Umfang in den Ordnern Ihrer Mailbox liegen, z.B. also auch im Ordner «Gesendet» oder im Papierkorb), können keine Mails mehr empfangen werden; das Konto ist dann blockiert. Wenn Sie das Feld leer lassen und «Unbegrenzt» wählen, entspricht das Kontingent Ihrem gesamten zur Verfügung stehenden Hostingspeicher. Tipp: Halten Sie Ihr Mailkonto immer unter 5 GB und lagern Sie Mails mit grossen Anhängen anderswo.
  4. «Welcome Mail»: können Sie weglassen (keinen Haken setzen). Verweisen Sie allfällige Mitarbeitende auf dieses PDF-Dokument für die Mailkonto-Einstellungen.
  5. Klicken Sie auf den blauen Button ganz unten. Das Konto wird dann erstellt und funktioniert ab sofort.

Mailbox voll / Quota Exceeded?

Tipp: Eine nicht geleerte Mailbox (oder ein sehr gefülltes Webmail) kann Ihre gesamte Website blockieren, da auch der Mailspeicher zu Ihrem verfügbaren Gesamtspeicher gehört. Umgekehrt bedeuten kleine Limits, dass die Box zu schnell voll ist. Unser Tipp: Wählen Sie mindestens 5000 MB (entspricht 5 GB) oder «Unbegrenzt» als Storage (Speicher), pflegen Sie aber das Konto gut (löschen Sie nicht mehr Benötigtes einmal monatlich, auch aus den gesendeten Mails).

Wer Mails an eine zu volle Box sendet, bekommt nur noch den Fehler «Mailbox Quota Exceeded» zurück. Um Mails ganz zu löschen, müssen Sie auch den Papierkorb leeren (am besten via Webmail – ausser der Papierkorb ist als IMAP-Ordner definiert).

Ein Tipp: Für den Transfer grosser Dateien ist E-Mail nicht geeignet. Benutzen Sie dazu lieber Dienste wie Dropbox, Swisstransfer oder WeTransfer. Wenn Sie laufend grosse Anhänge an andere oder sich selbst senden, läuft Ihr Mailkonto rasch voll, wenn Sie nicht sehr diszipliniert regelmässig Nachrichten löschen.

In der Auflistung der Mailkonten…

… können Sie bei «Verwalten» folgende Dinge tun:

  1. das Kennwort (Passwort) des Kontos ändern,
  2. das Kontingent ändern (auch Storage Space, Limit, Quota, Mailboxgrösse genannt),
  3. Restriktionen für Empfang und Versand setzen.
  4. Die genannten Aktionen werden beim Klick auf den blauen Button gespeichert («Update Email Settings»).
  5. Unter «Delete Email Account» können Sie ein Mail-Konto unwiderruflich löschen.

In der ersten Spalte der Übersicht können Sie unter «Check Email» auch ein in der ServerControl eingebautes Webmail aufrufen. Das ist aber nicht empfohlen. Unser offizielles Webmail befindet sich unter webmail.ahja.ch – wenn Sie aber «Roundcube» benutzen wollen, können Sie dies hier auf eigene Verantwortung tun. Wir leisten dazu keinen Support, Roundcube ist aber ein häugig verwendetes Webmail (wenn Sie hier ein Mail in einen Ordner schieben, wird das auch im offziellen Webmail gemacht; hingegen werden allfällige Adressbücher nicht geteilt).

Unter «Connect Devices» werden keine korrekte Angaben gemacht. Benutzen Sie zur Einrichtung von Mailprogrammen ausschliesslich dieses PDF.

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Wie können meine Mitarbeitenden ihr Passwort selbst anpassen oder eine Abwesenheitsmeldung einrichten?

Das ist via Webmail ganz einfach möglich. Sie finden alles dazu in diesem Abschnitt.

Ist die Grösse von Mail-Anhängen beschränkt?

Die Attachment-Grösse ist bei uns nicht limitiert. Es ist aber aus verschiedenen Gründen nicht ratsam, Dateien über 2 MB per E-Mail zu verschicken. z.B. könnte sich der Empfänger sehr aufregen, wenn er nicht gerade am ADSL oder Kabel sitzt (sondern via Handy im Ausland die Mails checkt und hohe Roaminggebühren zahlen muss) – oder andere Server entlang der Zustellroute könnten eine Grössenbeschränkung haben. Benützen Sie stattdessen Dienste wie FTP, Swisstransfer, WeTransfer oder Dropbox.

Wie richte ich auf meinen Geräten den Mail-Abruf ein?

In diesem PDF (3 MB) haben wir für Sie alle Angaben zusammengestellt, die Sie für Ihr Mailprogramm benötigen. Die Anleitung beinhaltet zudem Konfigurations-Beispiele für die heute gängigsten Mailprogramme und Smartphones.

Für Apple-Geräte (Macs, iPhones, iPads) können Sie auch diese Schnellkonfiguration verwenden. Rufen Sie die Adresse www.ahja.ch/hosting/apple/ im Safari-Browser auf dem Gerät ab, auf dem Sie das Konto einrichten wollen.

Bitte verwenden Sie zum Einrichten der Mailkonten nicht die Angaben, die Sie in der Hilfe der ServerControl (cPanel) finden. cPanel ist ein standardisiertes Produkt aus den USA, das leider viele Dinge beinhaltet, die wir besser gelöst haben. Leider sind die Hilfedaten in cPanel nicht ausblendbar.

Weiterleitungen

Wie schon erwähnt können Sie hier Mailadressen erzeugen, die weder gefiltert noch abgelegt werden, sondern an eine andere Mailadresse umgeleitet (forwarded oder redirected). Wie geht das?

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Nochmals: Es ist nicht ratsam, für die gleiche Mailadresse ein Konto UND eine Weiterleitung anzulegen, ausser Sie wissen genau, warum Sie dies tun.Was hingegen eine sinnvolle Funktion ist: Wenn Sie einen Domain-Alias besitzen (auch «geparkte» Domain genannt; eine zweite oder dritte Webadresse, die den selben Inhalt anzeigt wie Ihre Hauptadresse – z.B. ist www.andi-jacomet.ch dasselbe wie www.jacomet.ch), können Sie Mails, die auf Pointer-Adressen kommen, an die Adresse Ihrer Hauptdomain weiterleiten.

So fangen Sie «Vertipper» ab (Leute, die fälschlicherweise an info@andi-jacomet.ch statt info@jacomet.ch mailen, würden eine Fehlermeldung erhalten, wenn Sie keinen Forwarder von info@andi-jacomet.ch an info@jacomet.ch einrichten).

Sie können mit «Weiterleitung hinzufügen» eine neue Weiterleitung erstellen oder weiter unten die bestehenden aus der Liste löschen:

02-email-08-weiterleitungen-uebersicht

Auf der Erstellungsseite finden Sie verschiedene Angaben, die nur für fortgeschrittene User (Programmierer usw.) sinnvoll sind. Sie werden vor allem die Zeilen «Adresse», «Domäne» und «Ziel: An folgende E-Mail-Adresse weiterleiten» benötigen, um anschliessend auf «Weiterleitung hinzufügen» zu klicken:

02-email-09-weiterleitungen-hinzufuegen

Sie können übrigens auch an mehrere Adressen weiterleiten, ohne gleich eine Mailingliste zu erstellen: Richten Sie einfach mehrere gleichlautende Forwarder an verschiedene Adressen ein (z.B. alle@domain.com an mutter@familie.ch, alle@domain.com an vater@familie.ch usw.).

Beachten Sie bitte nochmals: Für einen reinen Forwarder müssen Sie nicht auch noch einen Account erstellen, der Forwarder alleine wird problemlos funktionieren!

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Wo kann ich für meine Ferien eine Abwesenheitsmeldung (Autoresponder) einrichten?

Das ist via Webmail-Loginseite  ganz einfach möglich. Sie finden alles dazu in diesem Abschnitt der Webmail-Hilfe.

Bitte beachten Sie, dass die in OXmail eingebaute Hilfeseite rund um automatische Antworten nicht gültig ist (leider lässt sich dies nicht ausblenden).

Autoresponder für nicht existierende Adressen

Auch für Mailadressen, die nicht explizit als Konto oder Forwarder definiert sind, können Sie Autoresponder einrichten. Wenn z.B. ein Mitarbeiter nicht mehr in Ihrer Firma arbeitet, das Mailkonto bereits weg ist und Sie seine Mailpartner dennoch wissen lassen wollen, dass das Mail ungelesen gelöscht wird (man die Firma aber über die Hauptadresse erreicht), können wir für Sie einen entsprechenden Autoresponder einrichten – melden Sie sich bei uns.

Wie kann ich mein Mailpasswort ändern?

Fast alle Loginprobleme sind auf Vertipper bei der Mailadresse oder beim Passwort zurück zu führen.

Wenn Sie das alte Passwort noch wissen, ändern Sie es am besten via Webmail. Dies ist hier beschrieben.

Beachten Sie, dass die Mailadresse immer ganz in Kleinbuchstaben geschrieben werden muss und dass zu viele falsche Loginversuche nacheinander zu einer Sperrung Ihres Anschlusses führen können, da dies als Hacking interpretiert wird. Wenn Sie also sowieso unsicher sind, wie das Passwort lautet, lassen Sie es lieber nach 4 Versuchen sein und setzen Sie sich ein neues.

Wenn Sie das alte Passwort nicht mehr wissen oder mehrere Passwörter auf einmal ändern wollen, loggen Sie sich in die ServerControl ein (was ist das?). Wir kennen Ihre Passwörter übrigens auch nicht, diese sind verschlüsselt abgespeichert. Die Logins zur ServerControl (cPanel) finden Sie in unserem Begrüssungsmail. Dort können Sie unter «Mail > E-Mail-Konten» eine Liste aller Mailkonten anzeigen lassen und Ihr Passwort mit einem Klick auf «Verwalten» anpassen:

Anschliessend können Sie hier das neue Kennwort eingeben und unten auf «Update Mail Setting» klicken:

Wenn Sie nicht Hauptzesitzerin oder -besitzer des Hostings sind und demnach keinen Zugriff auf die ServerControl (cPanel) haben, wenden Sie sich bei Problemen an diese Person.

Ist die Anzahl Mails pro Stunde beschränkt?

Ja, auf folgende Werte:

  • Alte Basic-Abos: 250 pro Stunde pro Hosting-Account
  • Private / Complete / Business: 500 Mails pro Stunde pro Hosting-Account

Dies geschieht aus Sicherheitsgründen. Im Falle eines Mailkonto-Hackings kann der Server sonst von Spammern besser für illegale Massenversände verwendet werden, was der Reputation des Servers schadet. Im Alltag werden diese Grenzen aber ohnehin kaum je ausgereizt.

Wenn Sie Newsletter versenden, achten Sie darauf, dass Ihr Newsletter-Programm nicht alles aufsmal sendet, sondern «schubweise». Gute Newsletterprogramme können das. Oder versenden Sie manuelle Mails «gestückelt» in Portionen (200-300 pro Stunde).

Wir haben diese Limiten früher in Ausnahmefällen aufgehoben, machen das aber nicht mehr, um unsere Server bestens gegen «Blacklisting» zu schützen – dies kommt allen Kundinnen und Kunden zugute. Die Wahrscheinlichkeit, dass unser Server wegen eines Massenversandes gesperrt wird und das Mailen erschwert wird, sinkt dadurch massiv.

Wir empfehlen spezialisierte Newslettertools wie Mailchimp oder Campaing Monitor, um Versände an über 500 Adressen zu machen.

Zustellung nachverfolgen: Prüfen Sie, ob Mails korrekt versandt wurden

Mit dieser ServerControl-Funktion können Sie anzeigen, wie der Mail-Server eine versandte Nachricht handhabt. Geben Sie eine Mailadresse ein und klicken Sie auf «Bericht ausführen». Grüne Quadrate als Ergebnis bedeuten «alles OK», rote heissen «da stimmt etwas nicht» – wie hier im Beispiel mit einem klaren Vertipper:

02-email-10-zustellung-nachverfolgen-01

«HOST_NOT_FOUND» bedeutet, dass kein Server namens gmx.netr gefunden wurde.

Sie können übrigens auch prüfen, ob alle Mails, die Sie versandt haben, auch wirklich sauber raus gegangen sind. Wenn Sie eine Mailadresse eingeben, an die Sie in den letzten 30 Tagen gemailt haben, erhalten Sie eine Liste als Ergebnis. Sie sehen in der ersten Spalte meistens grüne Häklein, was bedeutet, dass das Mail vermutlich erfolgreich zugestellt wurde (zumindest hat es den Server der Gegenstelle erreicht – es kann dort natürlich von einem Filter verschluckt worden sein, das weiss man nie). Rote Zeichen bedeuten Fehler. Andere Zeichen sehen Sie auf dieser Seite. Wenn Sie auf das «i» in der Spalte «Aktionen» klicken, sehen Sie alle verfügbaren Details zum Mailversand.

02-email-11-zustellung-nachverfolgen-02

Wie erfasse ich einen SPF-, DKIM- und DMARC-Record?

Zusammenfassung: Es ist sinnvoll, in der ServerControl (cPanel) unter «E-Mail-Zustellbarkeit» SPF, DKIM und DMARC zu aktivieren. Das Mailen wird ansonsten immer schwieriger, und viele Mails kommen nicht an. Da es dazu aber viele Sonderfälle und Ausnahmen gibt (vor allem, wenn Sie auch externe Maildienste benutzen), aktiviert ah,ja! diese Funktionen nicht global und automatisch. Klären Sie SPF, DKIM und DMARC immer mit allfälligen externen IT-Partnern ab. Wenn alles über ah,ja! läuft und Sie auch keine externen Newsletterdienste verwenden, können Sie alle drei Funktionen problemlos mit wenigen Klicks in cPanel aktivieren.

Und nun die Details:

SPF bedeutet  «Sender Policy Framework» – das ist einer von vielen Abwehrmechanismen gegen Spam. Für jede Domain kann in der ServerControl (cPanel) ein so genannter SPF-Eintrag in der DNS-Zone erstellt werden. Dieser sagt aus, dass unser Server berechtigt ist, für Ihre Domain Mails zu versenden.

Wenn ein Spammer ein Spammail verschickt und dabei Ihren Absender verwendet, prüft der Empfangsserver die Rechner-Adresse (IP) des Absenders und vergleicht diese mit dem SPF-Eintrag für Ihre Domain. Sofern der Spammer nicht über unseren Server spammt, wird das Mail vom Empfänger abgewiesen, weil die Absender-IP nicht mit dem SPF-Eintrag Ihrer Domain übereinstimmt.

Sobald Sie Nachrichten mit Ihrer Domain über externe Server versenden möchten, müssen Sie Ihren SPF-Eintrag um die IPs der sendenden Server erweitern. Dies ist zum Beispiel notwendig, wenn Sie Newsletter-Versanddienste benützen.

DKIM («DomainKeys Identified Mail«) ist eine andere Methode der Mailauthentifizierung. DKIM ergänzt alle Mails mit einer Signatur, die Ihrer Domain zugeordnet ist. Wenn das Mail empfangen wird, fragt der empfangende Server den öffentlichen Schlüssel ab, der in Ihrer DNS-Zone vorhanden ist. So wird überprüft, ob alles korrekt ist.

Da das System SPF/DKIM je nach Konfiguration (z.B. Newslettersoftware, externe Maildienste) Probleme bereiten kann, überlassen wir es ausdrücklich Ihnen oder Ihren IT-Fachpersonen, ob Sie SPF / DKIM aktivieren wollen.

Mailen funktioniert normalerweise problemlos ohne die beiden Dienste, solange Sie keine besonderen Mail-Konfigurationen verwenden. Viele Anbieter gehen aber langsam dazu über, nicht SPF-signierte Mails abzulehnen. Wenn Sie viele solche Fehlermeldungen bekommen («550 SPF check failed»), ist es Zeit, SPF zu aktivieren.

Für «alltägliches» Mailen ohne Abweichungen vom Standard (Sie mailen über unsere Server und haben keine Newsletterdienste) ist es durchaus sinnvoll, DKIM und SPF aktiv zu haben. Die Chance, dass ein Mail beim Empfänger im Spam landet, wird so etwas kleiner.

SPF und DKIM aktivieren Sie in der ServerControl in rund 30 Sekunden über den Button «E-Mail-Zustellbarkeit» oder «Email Deliverability»

In der Übersicht sehen Sie, für welche Domains SPF/DKIM erfasst sind und wo nicht:

Wenn Sie auf «Reparieren» oder «Repair» klicken, können Sie die Angaben korrigieren. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Systems. Bestätigen Sie am Ende nochmals mit «Reparieren» / «Repair»:

Das System bestätigt am Schluss, dass alles gut gegangen ist:

Und schon sind Sie fertig mit SPF und DKIM.

Es gibt auch noch DMARC für die Authentifizierung von Mails. DMARC muss beinahe zwingend aktiviert sein, wenn Sie Newsletter über externe Anbieter versenden. Ihr Newsletter-Anbieter stellt die entsprechenden Daten bereit, die Sie in Ihrer DNS-Zone eintragen müssen. Oftmals reicht einfach ein Standard-DMARC-Eintrag.

DMARC funktioniert nur, wenn SPF und DKIM aktiv sind. Am besten setzen Sie in der ServerControl (cPanel) also alle drei Authentifizierungsmethoden aufsmal.

Wie kann ich ein Mailkonto wiederherstellen?

Das können Sie einfach via cPanel (ah,ja! ServerControl, Hostingverwaltung) selbst machen. Alle Daten Ihres Hostings – inkl. Mails – werden jede Nacht um ca. 3 Uhr gesichert. Jedes Backup wird mindestens eine Woche gespeichert, bei teureren Hostings auch länger. So lange können Sie also auch den Stand einer Mailbox auf zwischen «vor 23 Stunden» (also auf die letzten Nacht ca. 3 Uhr) und «vor sechs Tagen» zurückstellen. Alles dazu hier.

Was bedeuten die Ordner «Drafts», «Trash» usw.?

Das sind die Standardordner unseres Server-Systems für Entwürfe, Papierkorb und gesendete Mails. In allen gängigen Mailprogrammen können Sie angeben, dass das System diese Ordner für die entsprechenden Aufgaben verwendet oder ganz ausblendet.

  • In Mozilla Thunderbird finden Sie die Einstellung unter «Extras > Konten-Einstellungen > Kopien und Ordner».
  • Im Apple Mail im Menu «Postfach» kann man «Dieses Postfach verwenden als…» anwählen. Hier kann man die Ordner für die Entwürfe oder den Papierkorb verwenden.

Mailinglisten

Primär für fortgeschrittene User empfohlen. Hier können Sie so genannte Mailinglisten erstellen (ein Mail an liste@domain.ch geht dann an mehrere Adressen, die Sie spezifiziert haben). Dies kann die Kommunikation in Arbeitsgruppen erleichtern, oftmals ist aber ein Diskussionsforum dafür die bessere Lösung.

Mehr Infos zu den Mailinglisten sowie deren Einrichtung und Bedienung auf dieser Seite und auf dieser Seite.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass standardmässig öffentlich sichtbare und auch via Suchmaschinen auffindbare Mailarchive angelegt werden. Wenn Sie das nicht wollen, müssen Sie in den Optionen entsprechende Einstellungen vornehmen.

Wenn Sie einfach eine Mail-Adresse haben möchten, die aber an mehrere Personen zugestellt wird, ist die Adressenliste nicht der richtige Weg. Erstellen Sie stattdessen mehrere separate reine Mail-Weiterleitungen (siehe oben) mit der selben Zieladresse, also z.B.

  1. verteiler@ihredomain.ch an adresse1@bluewin.ch
  2. verteiler@ihredomain.ch an bla@gmail.com
  3. verteiler@ihredomain.ch an beispiel@gmx.net
  4. Undsoweiter…

Wie ist das mit POP und IMAP genau?

Die Kurzfassung lautet: POP oder POP3 («veraltete Methode») bedeutet, dass Mails vom Server auf Ihren Computer heruntergeladen und dann auf dem Server gelöscht werden. IMAP («aktuelle, empfohlene Methode») heisst, dass sich alles auf dem Server abspielt; jedes Mail-Programm greift auf den Zustand auf dem Server zu.

Wenn die Mailkonten in allen Abruf-Programmen als «IMAP» konfiguriert sind, haben Sie somit immer überall den gleichen Stand. Beispiele: wenn auf Gerät A ein Mail gelöscht wird, verschwindet es auch auf Gerät B und C. Wenn auf Gerät B ein Mail versandt wird, erscheint es auch auf Gerät A und C in den gesendeten Mails (Voraussetzung ist natürlich eine korrekte Konfiguration auf allen Geräten). Wenn Sie im Webmail auf Gerät D ein Mail in einen Unterordner schieben, ist dies auch auf allen anderen Geräten sofort so sichtbar.

IMAP hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt, da Mails immer öfter – anders als früher – auf vielen verschiedenen Geräten auch unterwegs gecheckt werden.

Alle Mailkonten auf unseren Servern (und den meisten anderen Anbietern) sind «einfach Mailkonten» – dem Konto selbst «ist es egal», ob Sie es via POP oder IMAP ansteuern. Man kann ein Konto also nicht «als POP oder IMAP einrichten» – POP oder IMAP bezeichnet nur die Art des Mail-Abrufens von einem Konto.

Die Nachteile von POP: Sie müssen stets überlegen, welches Ihr Haupt-Abrufgerät ist. In der Regel ist dieses so eingestellt, dass es die Mails sofort oder nach einer bestimmten Anzahl Tage vom Server löscht. Solange Sie unterwegs sind (und z.B. via Handy und Webmail die Mails abrufen), greifen Sie via IMAP aufs Konto zu. Wenn Sie ein Mail senden, bleibt es vermutlich (je nach Einstellung) auf dem Server in «Gesendete Objekte». Zu Hause (oder allgemeiner: «auf dem Hauptrechner») sehen Sie das Mail aber nicht unter «Gesendet». Die vielen Konfigurations-Möglichkeiten erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit beträchtlich: Wenn Sie auf 5 Rechnern IMAP verwenden und auf einem POP (dort aber eingestellt ist, dass Mails nach 25 Tagen jeweils vom Server gelöscht werden), dann werden alle Mails, die auf dem POP-Rechner heruntergeladen wurden, nach 25 Tagen auch ganz sicher vom Server gelöscht – wenn Sie gerade auswärts sind und diese Mails benötigen würden, wird Sie das ärgern (oder Sie vermuten einen Fehler, da Sie vergessen haben, dass auf dem einen Rechner «nach 25 Tagen löschen» definiert ist). Noch verrückter wird es, wenn auf einem Rechner 25 Tage und auf einem 50 Tage definiert sind – das gibt ein Riesendurcheinander und vermutlich viele ungewollt gelöschte Mails. Wenn Sie zudem eine hohe Anzahl Tage definiert haben, kann es sein, dass der Server sie aus technischen Gründen gar nie löscht. Bei jedem Serverwechsel (alle paar Jahre) werden Sie folglich Tausende längst gelesener Mails wieder zugestellt bekommen. Dagegen können wir nichts tun und Sie leider auch nicht unterstützen.

Alle, die POP (und sei es nur auf einem einzigen Rechner ) nutzen und nicht sehr genau geplant haben, werden früher oder später Probleme haben – ausser Sie mailen immer nur mit genau einem Gerät. Heute muss man also beinahe sagen, dass die Verwendung von POP «auf eigene Gefahr» erfolgt.

All diese Nachteile haben Sie bei IMAP nicht. Wir raten daher vor POP / POP3 ab und können Sie bei den oben beschriebenen Problemen leider nicht weiter unterstützen – sie liegen in der technischen Natur von POP. Wer diese Art des Abrufes heute noch verwendet, ist quasi «selbst schuld», so schnöde das auch klingen mag.

Beispiel aus der Praxis: eine Kundin, die sich ärgerte, dass auf ihrem Mailprogramm nach 5 Tagen gewisse Mails verschwanden, die älter als diese Anzahl Tage waren, aber eben nicht alle. Grund war der wie folgt eingestellte Bürozweitrechner: «POP-Abruf, alle abgerufenen Mails auf dem Server lassen, aber nach 5 Tagen vom Server löschen». Diese Kombination führte dazu, dass auf diesem Gerät abgerufene Mails nach 5 Tagen – wie vorgesehen (oder eben nicht) aus dem IMAP-Konto (d.h. vom Server) unwiderruflich gelöscht wurden. Auf diesem Rechner nicht abgerufene Mails blieben aber auf dem Server erhalten. Am Ende war auf jedem Computer ein anderer Inbox-Zustand.

Das will niemand! Mailen Sie also nur via IMAP.

Der einzige Nachteil von IMAP ist, dass die Konten schneller «vollaufen», da ja alles auf dem Server bleibt (auch die Mail-Anhänge). Sie benötigen also womöglich rascher mehr Speicherplatz.

Wir finden: Das wiegt die Nachteile von POP bei weitem auf. Wir empfehlen Ihnen, IMAP zu benutzen, aber ab und zu alte Mails zu löschen (und dann auch die Papierkörbe zu leeren, sonst bleibt der Platz belegt) und / oder Mails lokal (bei Ihnen auf dem Rechner) zu sichern. Dies betrifft vor allem Mails mit grossen Anhängen. Halten Sie vor allem den Posteingang (Inbox) möglichst schlank, legen Sie Unterordner für Ihre Ablage an. Sonst wird das Mailen immer schwerfälliger.

Alles, was in Ihrem Mailkonto ist, wird zudem von uns zweimal täglich gesichert; diese Backups werden eine Woche aufbewahrt. Der Abruf via IMAP schützt Sie also auch besser vor Datenverlust.

Wir empfehlen Ihnen also ganz klar, überall nur IMAP zu verwenden, ausser Sie rufen die Mails sicher immer nur auf einem einzigen Gerät ab.

Mehr zum Unterschied zwischen POP und IMAP finden Sie über eine einfache Googlerecherche.

Wie kann ich bestehende Konten von POP auf IMAP umstellen?

Wenn Sie versiert sind, schaffen Sie das selbst. Wir empfehlen folgendes Vorgehen – beschrieben mit unserem empfohlenen Mailprogramm Mozilla Thunderbird. Wir gehen davon aus, dass dort momentan eines oder mehrere POP-Konten definiert sind.

  1. Einrichten eines temporären Mailkontos, zB temp1@ihredomanin.ch, via ServerControl (wie geht das?)
  2. Dieses Konto als IMAP-Account in Thunderbird einrichten
  3. Alle Mails aus dem POP-Konto in Thunderbird mit der Maus («Drag and Drop») ins neue IMAP-Konto ziehen (in den Posteingang oder in einen zuvor erstellten Unterordner davon)
  4. Verfahren Sie so für jedes POP-Konto – Sie können im temporären IMAP-Konto beliebig viele Ordner für den Transport verschiedener Accounts erstellen.
  5. Thunderbird schliessen, mit MozBackup vorsichtshalber ein Backup von Thunderbird auf eine externe Harddisk oder in einen anderen Ordner Ihres Rechners ziehen.
  6. Thunderbird wieder starten; die alten POP-Accounts löschen. Thunderbird neustarten.
  7. Die beiden früheren POP-Accounts in Thunderbird als IMAP-Accounts neu einrichten.
  8. Die Mails im temporären IMAP-Account (zB temp1@ihredomain.ch) ins «richtige» IMAP-Konto in den Posteingang oder die entsprechenden Unterordner ziehen, nachdem Sie diese erstellt haben
  9. Kontrollieren, ob wirklich alle Unterordner mit den gewünschten Mails am gewünschten Ort sind
  10. Thunderbird schliessen und starten
  11. In Thunderbird die alten POP-Konten sowie das temporäre IMAP-Mailkonto löschen. In der ServerControl (cPanel) das temporäre Mailkonto löschen.
  12. Alles neustarten. Alles checken. Nun müsste alles auf IMAP laufen.
  13. Gegebenenfalls die neuen Unterordner auch im Webmail abonnieren, falls Sie dieses parallel verwenden, z.B. unterwegs (wie geht das?)

Wenn Ihnen das zu mühsam ist, können Sie auch ah,ja! um Hilfe bitten. Wir verrechnen den Aufwand nach Stunden, wir machen Ihnen gerne eine Offerte. Der Aufwand ist je nach Ausgangslage verschieden. Wir brauchen aber in jedem Falle die Zugangsdaten zu allen Mailkonten. In aller Regel kostet der Umzug eines Mailkontos aber unter 100 Franken – ohne Gewähr.

Für andere Mailprogramme ist das Vorgehen ähnlich – wir empfehlen hier aber die Zusammenarbeit mit Ihrem Computersupporter oder einer auf Ihrem Mailprogramm versierten Person.

Wie kann ich Mails vom einen Konto aufs andere oder auf einen anderen Rechner ziehen?

Das können Sie mit einem IAMP-Konto problemlos selbst erledigen, auch wenn es etwas aufwändig ist und der Prozess gewisse Fehlerquellen aufweist. Das Vorgehen ist in diesem Artikel beschrieben. und ähnelt dem Vorgehen, das oben unter «Wie kann ich bestehende Konten von POP auf IMAP umstellen?» beschrieben ist.

Wenn Ihnen das zu mühsam ist, können Sie auch ah,ja! um Hilfe bitten. Wir verrechnen den Aufwand nach Stunden, wir machen Ihnen gerne eine Offerte. Der Aufwand ist je nach Ausgangslage verschieden. Wir brauchen aber in jedem Falle die Zugangsdaten zum Ursprungskonto (Servername, User, Passwort). In aller Regel kostet der Umzug eines Mailkontos aber unter 100 Franken – ohne Gewähr.

Wie kann ich meine Mails über einen externen Anbieter wie Office 365 laufen lassen?

Das können Sie problemlos selbst einrichten: Loggen Sie sich in die ServerControl (cPanel) ein und wählen Sie den «Zone-Editor». Passen Sie hier die DNS-Zone entsprechend den Angaben Ihres neuen Mailanbieters an mittels Klick auf «Verwalten» an.

Löschen Sie auch nicht mehr gebrauchte Einträge, z.B. veraltete MX. Mehr dazu sehen Sie auch hier.

Zwingend ist zudem beim Icon «Mail-Routing» die Option «Remote Mail Exchanger» zu wählen:

Achtung: Diese Einstellungen brauchen Fachwissen und können dazu führen, dass danach nichts mehr funktioniert. Gehen Sie mit Bedacht vor!

Beachten Sie, dass Sie allenfalls DKIM/SPF anpassen müssen und zudem mit Ihrem Webmaster sicherstellen, dass Sie Mails ab Ihrem Webformular weiterhin korrekt bekommen.

Sollten Sie oder Ihr Mail-Anbieter das nicht selbst machen wollen, erledigen wir das zum aktuellen Stundensatz für Sie; senden Sie uns alle anzupassenden Einstellungen.

Externe Mail-Konfigurationen geschehen auf eigene Gefahr und Verantwortung. Wir können dabei nur bedingt Support leisten, da externe Anbieter mit eigenen Regeln involviert sind.

Wie kann ich meine Website über einen externen Anbieter laufen lassen, die Mails aber bei ah,ja! belassen?

Das geht problemlos, es muss einfach in der DNS-Zone zwingend ein A-Eintrag für mail.ihredomain.ch stehen, die auf die IP-Adresse Ihres Hostings führt. Zudem braucht es die beiden MX-Einträge mx01.tophost.ch und mx02.tophost.ch.

Beachten Sie zudem dass Sie allfällige SPF- und DKIM-Einträge übernehmen.

Da dies sehr technische Sachen sind: Fragen Sie am besten Ihren Websitebetreuer!

Fehlt hier etwas?

Haben Sie noch unbeantwortete Fragen? Teilen Sie es uns mit. Wir ergänzen unsere Hilfeseiten gern!

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